2018年4月23日 星期一

記錄與查詢員工薪資加項 / 扣項金額

說明
在薪資結構中,可能會有一些項目是沒有特定計算規則,或者並非每位人員都有,又或者每個月金額是可能會變動的,例如:全勤獎金、職務加給、遲到扣款...等; 諸如此類的項目,客服人員會協助建立為〝員工薪資加項或扣項〞,每個月可以依實際需求輸入金額

請依下述步驟操作:

■ 操作方法
一、在薪資結算作業中,輸入員工薪資加項 / 扣項金額
1.直接輸入整月總金額 – 範例:全勤獎金
(1)先以滑鼠左鍵點選欲修改金額的加 / 扣項後,再按下滑鼠右鍵→『修改加/扣項金額』

(2)輸入金額,若是加項則輸入正值,接著點選『確定


(3)系統會問您是否要繼續修改其他薪資加項扣項,請依照您的需求做選擇
如要繼續修改,請點選『是,報表僅會更新必要內容,以加速作業程序
如已完成所有修改,請點選『否,整份薪資報表會全部重新整理

(此詢問視窗在每次點選『確定』後皆會出現,以下不再次說明)

2.逐筆新增當月份每一筆細項 – 範例:遲到
假設有希望逐筆記錄細項的項目,例如員工當月份有2次遲到記錄,分別要扣款$150及$200
(1)先以滑鼠左鍵點選欲新增明細的加 / 扣項後,再按下滑鼠右鍵→『新增加/扣項記錄』

(2)輸入金額,若是扣項則輸入負值,可手動將〝發生日期〞修改為員工遲到的日期做為紀錄,也可以依需求在說明欄位加入備註,接著點選『確定
(補充說明:〝入賬日期〞建議可以不需要修改,入賬日期只要是3月份任一天,則代表加 / 扣項金額會在3月份薪資入帳)

(3)重複上述(1)、(2)步驟,新增第二次遲到的紀錄

3.複製過去曾輸入的加 / 扣項紀錄 – 範例:職務加給
如果是屬於常態型的項目,例如某幾位員工經常會發放職務加給,可使用複製的方式
(1)先以滑鼠左鍵點選欲複製金額的加 / 扣項後,再按下滑鼠右鍵→『複製加/扣項記錄』
可看到此加/扣項過去曾經輸入的紀錄,依需求選取要複製的紀錄

(2)系統會詢問您,是否要以目前的統計區間(即是目前結算薪資的月份) 作為此筆加/扣項紀錄的發生日期與入帳日期,請點選『是』

(3)可看到系統自動帶入所複製的金額,〝發生日期〞與〝入賬日期〞已套用為所結算月份的最後一天,若確認沒有問題,點選『確定即可

(4)此時系統會詢問您是否要重新計算薪資
假設您已經完成所有加/扣項輸入作業,可點選『是,整份薪資報表將會重新整理
假設您還要進行其他的修改,可點選『否,報表僅會更新必要內容,以加速作業程序


二、查詢員工薪資加項 / 扣項紀錄
1.在薪資結算作業中查詢
若您已輸入員工薪資加項 / 扣項金額,您即可在薪資結算作業中,查看到所結算的月份,已輸入的加項 / 扣項金額

若希望能夠修改加 / 扣項金額,先以滑鼠左鍵點選欲修改金額的加 / 扣項後,再按下滑鼠右鍵→『修改加/扣項金額』
(1)若是所選擇的員工、項目在當月份只有一筆紀錄,會直接開啟加 / 扣項明細,請依需求修改金額後,點選『確定即可

(2)若是所選擇的員工、項目在當月份包含兩筆以上紀錄,可看到當月份已輸入的紀錄,選取紀錄後按右鍵,可選擇刪除或修改此筆紀錄


2.透過資料查詢單獨查看員工加項 / 扣項紀錄
(1)點選『資料查詢』→『其他』→『員工薪資加項 / 扣項』,依需求設定欲查詢的日期、員工或加 / 扣項類別等篩選條件後,點選『確定』,即可查看到符合篩選條件的加 / 扣項紀錄


(2)在此查詢畫面選擇加 / 扣項紀錄後按右鍵,同樣可以刪除或修改所選擇的紀錄

(3)除了本文第一點,在薪資結算作業中輸入加 / 扣項金額外,也可以在新增加 / 扣項紀錄,請點選『新增』,自行選擇要紀錄加 / 扣項的員工、類別,設定發生與入帳日期,並輸入金額,接著點選『確定即可


■ 常見問題
Q:為什麼我在加 / 扣項欄位按右鍵,沒有出現修改金額的選項呢?

A:會有上圖的情況,代表您查詢的是單一報表,正確的方式請選擇薪資結算作業


■ 延伸閱讀
薪資結算作業
流水帳–員工薪資加項與扣項