2020年3月12日 星期四

合併重複的顧客資料

說明
顧客資料重複是店家經常遇到的問題,因為操作人員的不留意,而將已經有資料的顧客又重複建立新的顧客資料,可能造成顧客的消費紀錄分散,進而影響顧客搜尋分析結果 (例如最近消費日期、剩餘儲值點數、累積消費金額...)

如果重複的顧客資料完全沒有紀錄 (預約、消費紀錄...),則直接刪除即可


不過您很有可能會遇到無法刪除的情況 (已有消費紀錄、預約紀錄、儲值點數異動紀錄、計次券購買紀錄...等原因)

系統會顯示提示訊息 ,您需要依照訊息做處理,例如已有消費紀錄無法刪除,就需要先將消費紀錄合併,才能將重複的顧客資料刪除。此篇列舉三個常見情況,說明操作方式:

■ 操作方法
【情況一】
重複的兩筆都沒有儲值點數或計次券的紀錄,但是分別都有消費紀錄或預約紀錄
(為方便區別,以下稱第一筆為A資料,第二筆為B資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄後,可以用筆數多寡作為判斷依據,此範例中:
A資料 – 16筆消費紀錄,B資料  3筆消費紀錄及1筆預約
→ B資料中的紀錄較少,應選擇將B資料中的紀錄轉給A資料,然後刪除B 保留A

1.首先轉移消費紀錄的部分
(1)請先找出B資料所有的消費紀錄

查詢的區間可以盡可能拉長,確保可以查詢到所有的消費紀錄

(2)點選『完整內容將消費紀錄開啟

(3)在消費紀錄中,點選『顧客欄位→『選擇顧客,系統會詢問是否要更改為其他顧客,請點選『是

輸入搜尋條件找到A顧客資料(之後要保留的那筆資料),選取後點選『確定 (或直接左鍵點2下顧客資料)

即可看到顧客已更換完成,點選『打勾,再直接按『返回即可

(4)接著再將另外兩筆顧客資料也依照第(2)、(3)點的步驟操作更換顧客
(〝所有〞的消費紀錄都需要更換給要留下的的顧客)


2.接著轉移預約的部分
(1)請開啟B顧客資料,進入『預約/未結帳頁籤,可以看到顧客的預約/未結帳紀錄,點2下左鍵可以開啟預約紀錄

(2)點選營業單中的『顧客欄位→『清除

系統會詢問是否要更改為其他顧客,請點選『是

再次點選『顧客欄位會進入顧客搜尋畫面,輸入搜尋條件找到A顧客資料(之後要保留的那筆資料),選取後點選『確定 (或直接左鍵點2下顧客資料)

即可看到顧客已更換完成,點選『儲存即可

(若有多筆預約,也請一一更換顧客,如果是過去不需要留存的預約,也可以直接刪除)

3.將B的所有預約、消費紀錄的顧客都更換為A之後,B資料就不存在任何紀錄,即可做刪除


【情況二】
重複的兩筆資料中,其中一筆有計次券購買與使用的紀錄
(為方便區別,以下稱第一筆為C資料,第二筆為D資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄,此範例中:
C資料 – 6筆消費紀錄 (含計次券購買與使用),D資料  19筆消費紀錄及2筆預約
→ 雖然C資料中的紀錄較少,但是因計次券的購買跟使用紀錄無法做轉移,若要全部重新Key在D顧客資料,耗費的時間恐怕比將D資料的紀錄轉移給C還又長,因此建議將D資料中的紀錄轉給C資料,然後刪除D 保留C

轉移消費紀錄、預約紀錄的方式與【情況一】相同,此處不再重複示範

【情況三】
重複的兩筆資料中,都有加值點數與使用點數消費的紀錄
(為方便區別,以下稱第一筆為E資料,第二筆為F資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄,此範例中:
E資料 – 8筆消費紀錄 (包含加值點數、扣抵點數),F資料  5筆消費紀錄 (包含加值點數、扣抵點數)
→ 儲值點數異動紀錄無法轉移,因此只能夠將消費紀錄像【情況一】示範的方式做合併,將F的消費紀錄轉移給E,並且用調整點數的方式將F的儲值點數歸零、也把E的點數調整正確; 但F資料中還會留有「儲值點數異動紀錄」,這會造成F資料無法刪除,建議將F修改名稱與手機,註記未來不要再使用此筆顧客資料

您可能會想問,為什麼不將F的點數異動紀錄刪除,就可以將F顧客資料刪除了?
Ans:
(1)如果您認為F資料中的儲值點數異動紀錄不需要再留存,評估過後想做刪除也可以,不過建議可以在顧客資料備註欄位紀錄一下,避免未來查詢顧客的點數異動紀錄時,覺得紀錄有問題卻找不到原因
(2)我們並不建議將F資料中儲值、扣點的消費紀錄再重新Key到E資料中,您可以想像為兩張悠遊卡,分別都有加值並且搭公車扣款的紀錄,此時突然要將兩張卡片的紀錄合併,其實是會造成資料混亂的,回到 i-so POS的情況來說,即使補Key消費紀錄時,有切換回當初的消費日期,但在點數異動紀錄中,還是會依照〝異動時間〞(也就是Key單的順序)來排序


■補充說明
1.如果您遇到要刪除的顧客資料有電子優惠券,可以請 i-so POS客服協助註銷優惠券

2.如果要刪除的顧客資料有綁定LINE,請先參考此篇文章,先將要刪除的顧客資料解除綁定,再引導顧客重新綁定到正確的顧客資料

3.新增顧客資料時,若系統偵測到所新增的顧客名稱或手機與現有的顧客資料相同,會出現如下圖的提示,如果確認提示的顧客與目前欲新增的是同一人,請選取顧客後點選左下方的『放棄新增並選擇此顧客,務必不要再點選確定建立