2019年12月31日 星期二

流水帳–結帳金額轉入

■ 說明
在完成當日所有打單結帳的流程後,您會結算當天的收入金額,核對付現、刷卡、及其他付款方式的金額是否正確 (詳細可參考此篇),在核對完成後,您會需要在流水帳中登載收入

在每個付款方式中,〝現金〞是屬於結帳當下(當天) 就會收到的,因此店家應該在每天打烊時將現金金額結算完成,並將其登載於流水帳中

此篇,我們將針對「將當天付現金額登載於流水帳」做說明,會示範兩種方法,兩種方法操作的結果是相同的,請在兩種方法中擇一操作即可

■ 方法一、在『我的首頁』選擇『由消費紀錄轉入至流水帳』
1.點選主畫面左上方的『顯示』(紫色方框) →『我的首頁』 

2.點選『流水帳功能』(帳戶旁的方框) →『由消費紀錄轉入至流水帳』

3.系統會自動帶入日期、類型與當天的付現金額,確認沒有錯誤後,點選『確定』

4.系統會自動帶入金額與說明,請依需求選擇帳戶與類別,假設現金會固定拿到中國信託銀行存入,請選擇帳戶為『中國信託』類型為『現金收入』,接著點選『確定』

■ 方法二、從『消費紀錄』選擇『轉出金額至流水帳』
1.點選主畫面下方工具列的『消費紀錄』

2.點選『工具』→『轉出金額至流水帳』

3.接下來的步驟與與方法一相同,系統會自動帶入日期、類型與當天的付現金額,點選『確定』即可

4.系統會自動帶入金額與說明,請依需求選擇帳戶與類別,假設現金會固定拿到中國信託銀行存入,請選擇帳戶為『中國信託』類別為『現金收入』,接著點選『確定』

■ 補充說明
1.若您在操作付現結帳金額轉入時,有其他的收入或支出需要紀錄,您可以不需要再到『我的首頁』去新增現金流水帳,直接在下圖這個畫面點選左下方的+手動新增』,系統即會開啟一筆空白的現金流水帳,您可以依需求去新增流水帳紀錄
例如因為找零錯誤,或是其他難以追朔的原因造成當天的現金金額有溢出或是短少的情況,為維持帳戶餘額的正確,需新增一筆收入 / 支出,來記錄溢收 / 短收的金額

2.如果當天的付現結帳金額並非全數都存放在同一個帳戶,例如總數 $59,395 中,只有 $59,000 存入中國信託銀行,剩下的 $395 繼續留在櫃台抽屜中,則可分兩筆流水帳來記錄。(轉出付現結帳金額至流水帳時,系統雖會自動帶入當天的付現金額,但還是可依需求手動調整)

■ 常見問題
Q:為什麼系統不自動將每天的現金收入轉入流水帳中呢?
A:流水帳的目的是記錄〝金錢的流向〞,與營業收入不能混為一談

系統根據消費紀錄統計營業額,並分別顯示付現、刷卡...等付款方式的金額,方便我們結算與核對收銀機內的現金、刷卡機的交易總額...等; 但此金額並不一定完全等同於最後實際收到的金額,例如:現金金額當中,可能有一部分是需要撥給合作介紹店家的抽成金; 刷卡金額需先扣除2%手續費,才是銀行實際撥款的金額

透過在流水帳中,如實的登載所有收入、支出,才能夠在查詢流水帳報表時,查看每個收入 / 支出類別的佔比 (例如查看收入當中有多少比例來自現金收入),以及損益分析

因此每天結算完當日的付現金額後,應依照現金的流向以及實際存放的位置,將收入登載在正確的帳戶中