2020年4月24日 星期五

流水帳–帳戶職等設定

■ 說明
「流水帳」是用來記載金錢的流向,將所有與營運相關的收入、支出記錄下來,方便做金額核對與統計分析的參考,大大小小可能涵蓋許多的種類

部分日常的流水帳 (e.g. 店內結帳的現金收入、餐飲費或雜務支出...等) 可能會交由員工代為記錄,則必須開放流水帳相關權限給員工,此時您可能會有疑慮,擔心部分敏感帳務 (e,g. 員工薪資支出、店面租金支出...等) 會被查看到,建議您可以運用流水帳的帳戶職等設定,來加以限制

您可以將〝記錄流水帳〞這個行為想像成一個『檔案室』,〝流水帳帳戶〞想像為『檔案』
; 要去記錄流水帳必須要有檔案室的鑰匙,但是當中的部分檔案是上鎖的,權限不足者無法去查看或異動


在員工權限中,有3個與流水帳相關的權限,但這3個權限所允許的操作範圍,皆受〝帳戶職等〞的限制。以上圖舉例來說,員工A擁有進入檔案室的權限,但是職等僅能開啟『櫃台零用金』檔案,而無法開啟『○○銀行』檔案

■ 操作方法
1.首先,流水帳的記錄需要區分不同帳戶,例如像上圖這樣,區分為『櫃台零用金』與『○○銀行』兩個帳戶
★將員工需要幫忙經手的,限制在同一個帳戶
像是每天打烊時負責結算現金的員工,結算完成後在『櫃台零用金』帳戶記錄收入,平常店內的小額支出,也都統一由櫃台拿取,拿取時在『櫃台零用金』帳戶記錄支出
★含敏感資訊或是較大筆金額的流動,由經營者或主管人員管理即可
受保護的帳戶 (『○○銀行』) 的收入與支出,不要交給員工來記錄,若需要請員工經手,例如從○○銀行領出5萬貨款放置在櫃台,請員工轉交給廠商,則可以事先由經營者/主管操作〝帳戶金額轉換〞,將錢從『○○銀行』轉到『櫃台零用金』,待員工實際將錢支付給廠商後,再於『櫃台零用金』帳戶記錄支出即可

2.將流水帳區分不同帳戶來記錄,就可以分別設定每一個帳戶的職等限制,請點選『資料建檔』→『其他資料』→『流水帳帳戶』

開啟欲修改的帳戶,設定帳戶的職等限制 (此處的職等即是對應員工資料的職等,例如設定職等3,代表只有職等0~3的員工才能維護此帳戶),員工職等設定可參考此篇第二、2點


3.員工以自己帳號登入系統時,即使擁有流水帳相關權限,可操作的範圍仍受職等設定保護。以下分別說明三個相關權限:
(1) 流水帳作業 – 有此權限者,可以新增流水帳記錄,也就是如果需請員工幫忙記錄日常的收入、支出,而不能做進一步的查詢與分析,可以僅開放此權限

點選顯示方框→『我的首頁』

在我的首頁左下方的『現金流水帳』,可查看到單日(當時切換日期) 的流水帳紀錄,但僅會顯示該員工職等允許的帳戶之紀錄,無法切換或篩選其他職等不及的帳戶查看

欲新增流水帳紀錄,點選+,所新增的收入或支出帳戶,僅能選擇職等允許的帳戶


(2) 流水帳查詢 – 有此權限者,可查詢流水帳明細列表,與上一個權限相比,此權限能一次查看到大量流水帳紀錄,若員工需要協助核對帳務,可開放此權限

點選『資料查詢』→『其他』→『流水帳』

在上方可自訂查詢條件 (日期區間、類別或篩選說明...等),查看流水帳明細

但僅能選擇職等允許的帳戶查看明細,不會查看到職等不及的帳戶之流水帳明細


(3) 流水帳分析 – 有此權限者,可查詢流水帳報表,與前兩個權限相比,此權限除了能查看流水帳明細外,還能查看損益分析、各類別佔比...等統計資料,建議僅經營者開放此權限

點選『報表中心』→『統計分析』

可查詢『流水帳』報表(詳見此篇),查看到流水帳分析

但僅能選擇職等允許的帳戶查看分析,不會查看到職等不及的帳戶之流水帳分析


■ 延伸閱讀
流水帳–登載方式
流水帳–查詢明細列表
流水帳–統計與損益分析