流水帳–資料建置與期初設定(多帳戶管理)
| ■ 前言 |
開始於 i-so POS紀錄流水帳之前，需要先完成幾個前置設定
| ■ 操作方法 |
【一】- 建立流水帳帳戶
首先，您需要先建立流水帳帳戶，每一個流水帳帳戶代表一個〝存放金錢的位置〞，例如店內櫃檯的現金、銀行內的存款...等
存放金錢的位置一般來說不會只有1個 (至少有店內櫃檯、銀行)，您需要先把每個放錢的位置都建立一個帳戶
存放金錢的位置一般來說不會只有1個 (至少有店內櫃檯、銀行)，您需要先把每個放錢的位置都建立一個帳戶
【假設情境】-
a.在櫃檯收銀機內會放置一些現金，用來支付平時的餐飲費與雜項支出，以及找零時使用
b.每天打烊後，當天的收現金額核對後會由店內會計師暫為保管
c.會計師固定每週一早上，會將上一週的現金收入存入中國信託銀行
→則我們需要建立三個流水帳帳戶：『櫃台零用金』、『會計暫存』、『中國信託』
1.點選「資料建檔」→「財務會計」→「流水帳帳戶」
2.點選「+新增」
3.輸入帳戶編號與名稱，並設定適當的職等，再點選 V 儲存即可
補充：職等設定可點選欄位旁的藍色問號開啟提示，更詳細說明可參考此篇
4.一一將所有會使用到的流水帳帳戶進行新增； 新建立好的帳戶由於還沒有任何紀錄，金額會是0元，記得要參考下方第三點說明，將帳戶餘額調整正確
【二】- 建立流水帳類別
每一筆流水帳可能會有不同類別，例如收入可能會分為現金收入、刷卡收入...等； 支出可能分為餐飲支出、交通支出...等，因此我們需要先將平時可能會使用到的類別做新增
1.點選「資料建檔」→「財務會計」→「流水帳類別」
2.可看到系統已有一些預設項目，若是有不需要使用到的類別，在還沒有使用記錄之前，可選取後按右鍵→「刪除」(或直接點選右上方的「刪除」鈕)
3.若有需要使用的類別是預設項目中沒有的，例如需要收入類別〝教室租金收入〞，與支出類別〝廣告刊登費〞，可點選「+新增」，自行建立類別
輸入類別的編號與名稱，並選擇正確的類型 (〝收入〞或〝支出〞)，再點選 V 儲存即可
(編號在未來紀錄流水帳時，有〝排序〞的作用，建議設定時可以賦予意義，例如收入類別以DBC–A開頭、支出類別以DBC–B開頭，後方再加上流水號)
◆ 收入類別建立示範：
◆ 支出類別建立示範：
【三】- 調整系統中的帳戶餘額
在 i-so POS 系統中還沒有任何流水帳紀錄以前的流水帳帳戶，餘額會是0元，我們首先要將系統中的帳戶餘額調整到與該帳戶實際的餘額一致，再開始紀錄流水帳，如此一來帳戶的餘額才能維持正確
由於在開始於 i-so POS 記錄流水帳之前，帳戶可能已存在餘額，若要將過去每一筆金流都逐一登載，恐怕因時間長遠無法追朔，或因資料量龐大導致作業困難。因此，建議以新增收入的方式，將帳戶目前實際餘額登載到本系統的流水帳中
(就如同在銀行開戶時，我們會先存入一筆現金)
1.點選「顯示」(左上角的紫色方框) →「我的首頁」
2.在畫面左下方的流水帳區塊，點選「+」新增流水帳
3.例如中國信託帳戶目前實際的餘額是$250,300，則新增一筆$250,300的收入，使系統中的流水帳餘額與現實情況一致，可在說明欄位備註此為期初設定
4.完成期初調整餘額的步驟後，可以將帳戶欄位切換到「中國信託」(要調整餘額的帳戶)，然後點選右側的流水帳功能(方框圖示)→ 帳戶餘額，確認餘額是否正確
5.重複上述2、3點的步驟，將每一個帳戶餘額調整到與實際的餘額一致
將流水帳帳戶、類別建立完成，並且做好期初餘額登載後，即可開始記錄流水帳
★ 若有確實地登載每一筆收入、支出、轉入與轉出，不但可以將金錢流向記錄清楚，當記錄累積達一定資料量後，透過相關報表的查詢可看出各收入/支出類別的佔比，以及損益分析
登載流水帳與查詢明細、報表分析的方式，請繼續參考下方的延伸閱讀文章
| ■ 補充說明 |
若流水帳帳戶建立錯誤，可點選右上角的「刪除」或「修改」來調整
不過，若流水帳帳戶有曾經使用過，為確保資料的完整性是無法刪除的
若不再需要使用到該流水帳帳戶，請點選「下架」後儲存
