登載流水帳方式

■ 說明
當您已經完成流水帳帳戶、類別的建置,並且已將流水帳餘額進行登載 ,您只要在帳戶有任何收入、支出,或是帳戶與帳戶間金額有互相轉入、轉出時,確實地在流水帳中登載,那麼即可維持帳戶餘額的正確性,並且保留完整的金流記錄,方便日後查詢與統計分析使用,請依下述步驟操作:

補充說明、修改流水帳紀錄

■ 操作方式
1.點選顯示」(紫色方框) →「我的首頁

於我的首頁左下方可看到「流水帳」區塊,點選+可新增流水帳

3.如果有流水帳查詢權限者也可以在「資料查詢」→「財務會計」→「流水帳清單」,在此頁面空白處按右鍵(或點工具) →「+ 新增」也可以新增流水帳

透過上述 我的首頁流水帳清單 任一處,點選新增流水帳後:

【情境一】- 登載支出
由櫃台零用金帳戶支付餐飲費 $450

1.首先確認支出日期 (預設帶入當天日期,若非在實際支出當天做登載,可手動調整日期)
2.類型點選〝支出〞
3.選擇支出的帳戶與類別 (由櫃台零用金支出,帳戶選擇〝櫃台零用金〞)
4.接著輸入金額 $450,金額請輸入正值 (如類型為支出,統計時將自動以負值計算); 您可以依照需求輸入說明
5.完成後點選 V 即可


【情境二】- 登載收入
收到一筆來自合作廠商租借教室的租金收入 $3,000,由店內會計暫為保管

1.首先確認收入日期 (預設帶入當天日期,若非在實際支出當天做登載,可手動調整日期)
2.類型點選〝收入〞
3.選擇收入的帳戶與類別 (由會計保管金錢,帳戶選擇〝會計暫存〞)
4.接著輸入金額 $3,000; 您可以依照需求輸入說明
5.完成後點選 V 即可

【情境三】- 週期性流水帳
固定每月1日,電話費 $800 會由中國信託帳戶自動扣款

收入或支出的流水帳,都可以做週期性複製,此處以支出為例進行說明,收入的複製方式亦同
請先紀錄好第一筆流水帳後,「資料查詢」→「財務會計」→「流水帳清單」,找到該筆流水帳,按右鍵→「複製週期性流水帳」

系統會詢問是否要列入帳戶的餘額,如果希望每次查詢帳戶餘額時餘額要是正確的 (先不將還沒實際發生的流水帳計入帳戶餘額),請先點選 X

接著設定要重複的週期 (下拉式選單可選擇『每月』、『每週』或『自訂天數』),並輸入重複次數,再點 V 即可完成複製

複製完成後查詢,就可以看到複製出來的流水帳紀錄,例如針對2023/10/16的支出,複製出每月1次,重複10次的流水帳,就可以看到從2023/10/16起,每月16號都有1筆相同的支出,重複10個月

待每個月16號時,請找出流水帳紀錄,手動勾選『計入帳戶餘額』即可將該筆紀錄金額統計至流水帳帳戶中

■ 補充說明
1.在我的首頁,可查看到當日的流水帳明細與說明,紅色為支出藍色為收入; 粉紅色為轉出粉藍色為轉入 (轉出與轉入的登載請參考此篇)


2.也可以單獨篩選查看單一帳戶的明細與帳戶餘額

3.已登載的流水帳若發現錯誤,可以再進行修改,或是直接將流水帳刪除
(1) 修改流水帳記錄明細:
若發現流水帳登載內容有誤 (日期、金額、說明、類別),可再次點選開啟明細,修正錯誤的部分,再點選 V 儲存

(2) 刪除流水帳記錄:
若是多店點的店家將流水帳記錄在錯誤的店點,則沒有辦法直接修改,需刪除後重新記錄,請在欲刪除的流水帳按右鍵 →「刪除


(3) 修改流水帳帳戶:
若是將流水帳記錄在錯誤的帳戶,沒有辦法直接在我的首頁中做修改,需至「資料查詢」→「財務會計」→「流水帳清單中,在要調整的流水帳紀錄上按右鍵修改流水帳帳戶


4.流水帳登載完成後,若有相關照片需要留存,可再次開啟流水帳紀錄,點選右上方的+上傳照片,一筆紀錄最多可以上傳3張照片
(若要上傳的照片在手機中,建議可使用手機開啟網頁版上傳會更方便,請參考此篇)

■ 常見問題
Q:若有不需要再使用到的流水帳帳戶,但已經有使用的紀錄,無法直接刪除,應該怎麼辦呢?

A:流水帳帳戶可以〝下架〞,請到「資料建檔「財務會計流水帳帳戶,開啟不需要再用到的帳戶後勾選「下架」,再點 V 儲存即可
◆ 已下架的流水帳帳戶,未來記錄流水帳時不會再顯示於帳戶的選擇中; 但過去的紀錄並不會受到影響