各種品項編號建置原則

■ 說明
在系統中建置資料時 (如技術操作、店販商品、原物料、廠商...等),皆需要設定〝編號〞,編號會影響品項維護、查詢資料、選取項目時顯示的順序,建議在建立編號時能有一定的規則,讓未來品項管理上更有清楚的架構

沙龍業的品項不像零售業這麼多,在編號的建置上可以稍微簡化,不需要過於複雜,不過還是盡可能遵循以下原則:
  • 長度一致 – 維持所有品項編號長度一致,若遇到編號長度不足時,可以 0 補齊長度
  • 區分類別 – 編號的開頭可依類別區分,如此同類別的品項會被排序在一起
  • 使用英數 – 使用阿拉伯數字與英文編碼,避免使用中文字或特殊符號
本篇,我們分別以『技術操作』與『店販商品/原物料』為例進行說明

■ 技術操作編號原則
技術操作的編號,建議簡單以〝1碼英文字母(分類) + 3碼數字(流水號)〞來編碼即可

例如〝洗髮類〞的項目可以編碼為A001、A002、A003...依此類推;〝剪髮類〞的項目可編碼為B001、B002、B003...依此類推


■ 店販商品/原物料編號原則
店販商品或原物料相較於技術操作,除了〝分類〞外,也可以將〝廠商代號〞納入編碼中,若您希望在品項依照〝分類〞排序,則將分類放在編號的開頭; 反之若希望品項以〝廠商〞排序,則將廠商代碼放在編號的開頭 (廠商、分類的代號可依實際需求建置,例如希望廠商代碼為兩碼也可以)
另外如果品項較多,並且同一品項有區分不同容量,也可以評估是否要將容量納入編碼(非必要)


補充說明
1.制定編號時應一併考量擴充性,例如目前品項數量僅需用到兩位數,但不排除日後會增加至三位數,則可以先在編號中預留未來擴充的彈性,例如:
A1、A2、A3...A10、A11...A121、A122......
應改為以下方式較恰當
A001、A002、A003...A010、A011...A121、A122......

這同時也可以呼應本文開頭提及的〝長度一致〞原則; 同理假設某商品容量是500ml、但有其他商品容量為1000ml,若要將容量納入編碼,為使編號長度一致,容量500ml的編碼應為0500

2.在系統中所有品項 (員工、技術操作、店販商品、原物料...等)都是以〝編號〞做為顯示順序的依據。舉例來說:
假設在技術操作項目中,我們以A做為『洗髮』類別的編號開頭、B做為『剪髮』類別的編號開頭,打單時
(1)左側主類別的顯示順序,編號A開頭的『洗髮』會排序在編號B開頭的『剪髮』之前
(2)每個類別中的項目,也是依照編號做排序,編號A001『一般洗髮』排序在A002『造型洗髮』之前