合併重複的顧客資料

9月 08, 2021

合併重複的顧客資料

■ 說明

顧客資料重複是店家經常遇到的問題，因為操作人員的不留意，而將已經有資料的顧客又重複建立新的顧客資料，可能造成顧客的消費紀錄分散，進而影響顧客搜尋分析結果 (例如最近消費日期、剩餘儲值點數、累積消費金額...)

如果重複的顧客資料完全沒有紀錄 (預約、消費紀錄...)，則直接刪除即可

不過您很有可能會遇到無法刪除的情況 (已有消費紀錄、預約紀錄、儲值點數異動紀錄、計次券購買紀錄...等原因)

系統會顯示提示訊息，您需要依照訊息做處理，例如已有消費紀錄無法刪除，就需要先將消費紀錄合併，才能將重複的顧客資料刪除。此篇列舉四個常見情況，說明操作方式：

■ 操作方法

【情況一】
重複的兩筆都沒有儲值點數或計次券的紀錄，但是分別都有消費紀錄或預約紀錄
(為方便區別，以下稱第一筆為A資料，第二筆為B資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄後，可以用筆數多寡作為判斷依據，此範例中：
A資料 – 16筆消費紀錄，B資料 – 3筆消費紀錄及1筆預約
→ B資料中的紀錄較少，應選擇將B資料中的紀錄轉給A資料，然後刪除B 保留A

1.首先轉移消費紀錄的部分
(1) 請先找出B資料所有的消費紀錄

查詢的區間可以盡可能拉長，確保可以查詢到所有的消費紀錄

(2) 點選『完整內容』將消費紀錄開啟

(3) 在消費紀錄中，點選『顧客』欄位→『選擇顧客』，系統會詢問是否要更改為其他顧客，請點選『是』

輸入搜尋條件找到A顧客資料(之後要保留的那筆資料)，選取後點選『確定』 (或直接左鍵點2下顧客資料)

即可看到顧客已更換完成，點選『打勾』，再直接按『返回』即可

(4) 接著再將另外兩筆顧客資料也依照第(2)、(3)點的步驟操作更換顧客
(〝所有〞的消費紀錄都需要更換給要留下的的顧客)

2.接著轉移預約的部分
(1) 請開啟B顧客資料，進入『預約/未結帳』頁籤，可以看到顧客的預約/未結帳紀錄，點2下左鍵可以開啟預約紀錄

(2) 點選營業單中的『顧客』欄位→『清除』

系統會詢問是否要更改為其他顧客，請點選『是』

再次點選『顧客』欄位會進入顧客搜尋畫面，輸入搜尋條件找到A顧客資料(之後要保留的那筆資料)，選取後點選『確定』 (或直接左鍵點2下顧客資料)

即可看到顧客已更換完成，點選『儲存』即可

(若有多筆預約，也請一一更換顧客，如果是過去不需要留存的預約，也可以直接刪除)

3.將B的所有預約、消費紀錄的顧客都更換為A之後，B資料就不存在任何紀錄，即可做刪除

【情況二】
重複的兩筆資料中，其中一筆有計次券購買與使用的紀錄
(為方便區別，以下稱第一筆為C資料，第二筆為D資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄，此範例中：
C資料 – 6筆消費紀錄 (含計次券購買與使用)，D資料 – 19筆消費紀錄及2筆預約
→ 雖然C資料中的紀錄較少，但是因計次券的購買跟使用紀錄無法做轉移，若要全部重新Key在D顧客資料，耗費的時間恐怕比將D資料的紀錄轉移給C還又長，因此建議將D資料中的紀錄轉給C資料，然後刪除D 保留C

轉移消費紀錄、預約紀錄的方式與【情況一】相同，此處不再重複示範

【情況三】
重複的兩筆資料中，都有加值點數與使用點數消費的紀錄
(為方便區別，以下稱第一筆為E資料，第二筆為F資料)

[處理方式]
分別查詢兩筆顧客資料的消費紀錄，此範例中：
E資料 – 8筆消費紀錄 (包含加值點數、扣抵點數)，F資料 – 5筆消費紀錄 (包含加值點數、扣抵點數)
→ 儲值點數異動紀錄無法轉移，因此只能夠將消費紀錄像【情況一】示範的方式做合併，將F的消費紀錄轉移給E，並且用調整點數的方式將F的儲值點數歸零、也把E的點數調整正確；但F資料中還會留有「儲值點數異動紀錄」，這會造成F資料無法刪除，建議將F修改名稱與手機，註記未來不要再使用此筆顧客資料

您可能會想問，為什麼不將F的點數異動紀錄刪除，就可以將F顧客資料刪除了？
Ans：
(1) 如果您認為F資料中的儲值點數異動紀錄不需要再留存，評估過後想做刪除也可以，不過建議可以在顧客資料備註欄位紀錄一下，避免未來查詢顧客的點數異動紀錄時，覺得紀錄有問題卻找不到原因
(2) 我們並不建議將F資料中儲值、扣點的消費紀錄再重新Key到E資料中，您可以想像為兩張悠遊卡，分別都有加值並且搭公車扣款的紀錄，此時突然要將兩張卡片的紀錄合併，其實是會造成資料混亂的，回到 i-so POS的情況來說，即使補Key消費紀錄時，有切換回當初的消費日期，但在點數異動紀錄中，還是會依照〝異動時間〞(也就是Key單的順序)來排序