2021年6月8日 星期二

預收訂金

■ 說明
有些店家會希望顧客在預約時,就預先支付部分金額做為訂金,若顧客準時前來消費,預付的訂金可以用來抵扣消費金額,但若顧客取消或失約,則會沒收訂金; 透過此方式來規範顧客並且保障自己的權益

向顧客預先收取訂金的作業流程,其實跟『儲值點數』很類似,有以下幾個共通點:
  • 在實際消費前,預先向顧客收取一筆費用,但該筆費用不能馬上併入實際營收,要等到顧客實際完成消費,才能真正計為實際營收 (但需要清楚紀錄當天有收取這筆款項)
  • 顧客在消費時,可以先前預付之金額做為抵扣
  • 等到顧客實際完成消費時,服務人員才能得到業績
因此會建議以『儲值點數』的方式來記錄顧客預付的訂金,如此可以達到紀錄收款、將訂金金額以儲值點數紀錄在顧客名下、消費時可以抵用並且計入服務人員業績的需求。請依下述步驟操作:

■ 操作方法
1.當顧客預付訂金時,以儲值方式紀錄訂金金額 (儲值點數詳細操作方式可參考此篇)
例如顧客支付$500訂金,請在儲值金額與儲值點數皆輸入500,接著點選 V

進入營業單後,在備註欄位輸入相關資訊 (例如:預付2021/01/30訂金),記錄此筆儲值金額的用途; 接著即可選擇顧客付款方式並點選『確定結帳』

2.若您希望查詢收取訂金的紀錄明細,可以查詢『消費紀錄』
(1) 進入『消費紀錄』,選擇欲查詢的日期區間,點選『篩選』→在『備註』欄位輸入欲查詢的關鍵字 (例如:訂金),接著點選 V
(2) 即可查詢到備註內容包含『訂金』的消費紀錄,透過備註內容瞭解訂金相關資訊; 儲值金額會顯示在〝預付金額〞,下方會分別顯示各種付款方式的金額,方便每天日結時核對

3.若店內原本就有儲值點數制度,擔心顧客預付的訂金會與原本的儲值點數混淆,可於完成儲值點數的動作後,進入顧客資料,在備註欄位中記錄收取訂金的金額與日期,讓資訊更加完整

4.當顧客來店完成消費,進行結帳時,總消費金額應先扣除先前已預付的訂金,剩下的才是當日應支付的金額。請在『扣點』欄位輸入此次要使用預付訂金扣抵的金額,接著選擇剩餘應付金額的付款方式,即可進行結帳

■ 常見問題
Q:若顧客因為取消預約或無故失約,欲將顧客預付的訂金沒收,應如何操作呢? 
A:以〝手動調整點數〞的方式,將紀錄在儲值點數中的訂金調整掉
儲值金額輸入0,儲值點數輸入欲沒收的訂金金額,例如沒收訂金$500,則輸入-500,在備註欄位輸入相關說明後,即可點選『確認』; 如此一來,原本以儲值點數方式記錄的訂金金額即會被扣除

■ 補充說明
本篇介紹之預付訂金記錄方式,是由店家來建立預約並記錄訂金,如有使用線上預約功能,可以讓顧客在預約的同時,以儲值餘額或LINE Pay / 線上刷卡方式完成訂金支付,請參考:

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