2018年1月18日 星期四

流水帳–資料建檔與期初設定

■ 說明
在開始使用 i-so POS的流水帳功能之前,首先您需要先瞭解流水帳的意義:

『流水帳』即是用來記載金錢的流向,依照時間的先後順序,逐一的記錄每一筆金額收入、支出、轉入與轉出

過去未使用本系統之前,您可能是以紙本、Excel檔案或是其他記帳軟體來記錄流水帳,現在,記錄流水帳的方式維持不變,只是記錄的位置改變到 i-so POS的流水帳中

您需要先建立流水帳帳戶與流水帳類別,方能開始記錄流水帳。請依下述步驟操作:

■ 操作方法
一、建立流水帳帳戶
首先,您需要先建立流水帳帳戶,每一個流水帳帳戶代表一個〝存放金錢的位置〞。假設:
a.在櫃檯收銀機內會放置一些現金,用來支付平時的餐飲費與雜項支出,以及找零時使用
b.每天打烊後,當天的收現金額核對後會由店內會計師暫為保管
c.會計師固定每週一早上,會將上一週的現金收入存入中國信託銀行

則我們需要建立三個流水帳帳戶:櫃台零用金、會計暫存、中國信託
1.點選資料建檔其他資料流水帳帳戶


2.點選新增

3.輸入帳戶編號與名稱,接著點選『確認

4.一一將所有會使用到的流水帳帳戶進行新增


二、建立流水帳類別
每一筆流水帳可能會有不同類別,例如支出可能分為餐飲費支出、交通費支出...等,因此我們需要先將平時可能會使用到的類別做新增
1.點選資料建檔其他資料流水帳類別

2.可看到系統已存在一些預設項目,若是有不需要使用到的類別,在還沒有使用記錄之前,可直接按右鍵→刪除

3.若有需要使用的類別是預設項目中沒有的,例如需要收入類別–教室租金收入、支出類別–廣告刊登費,可點選新增,自行建立類別

輸入類別的編號與名稱,收入類別選擇〝收入〞,支出類別選擇〝支出〞,接著點選『確認即可



三、期初餘額設定
由於在開始記錄流水帳之前,各個帳戶中可能已存在餘額,若要將過去所有金流逐一登載,恐怕因時間長遠無法追朔,或因資料量龐大導致作業困難
因此建議以新增收入的方式,將帳戶目前實際餘額登載到本系統的流水帳中 (就如同在銀行開戶時,我們會先存入一筆現金)
1.點選顯示『我的首頁

2.點選『新增流水帳

3.例如櫃台零用金目前餘額有$8,000,則新增一筆$8,000的收入至櫃台零用金帳戶,使系統中的流水帳餘額與現實情況一致,可在說明欄位備註此為期初設定

4.依照上述步驟,分別將所有流水帳帳戶的餘額以收入方式登載到系統的流水帳中

將流水帳帳戶、類別建立完成,並且做好期初餘額登載後,即可開始記錄流水帳。
若有確實地登載每一筆收入、支出、轉入與轉出,不但可以將金錢流向記錄清楚,當記錄累積達一定資料量後,透過相關報表的查詢可看出各收入/支出類別的佔比,以及損益分析


■ 延伸閱讀
流水帳–登載方式
流水帳–付現結帳金額轉入(進階版)